Il multitasking non esiste

Durante questi anni di cambiamenti radicali nel mondo del lavoro, una delle soft skill più richieste è quella relativa al multitasking, ovvero – in teoria – la capacità di svolgere più azioni contemporaneamente.

Ma, da psicologa, non posso fare a meno di specificare che, in realtà, il multitasking “puro” non esiste: è meglio parlare di Task Switching, cioè della capacità di spostare velocemente la propria attenzione da un compito all’altro in maniera efficace.

Multitasking (2)

Multitasking o Task Switching?

Il termine “multitasking” descrive una capacità particolare: svolgere più azioni nello stesso tempo. Derivato dalla ingegneria, questo termine è entrato nelle nostre vite sottoforma di soft skill indispensabile per entrare nel mondo del lavoro, in particolare – ma non solo – negli ambiti in cui si lavora prevalentemente con il computer.

Il computer, infatti, per sua natura è una tecnologia multitasking: è in grado di svolgere più azioni contemporaneamente. Ad esempio, mentre sto scrivendo questo articolo su Word ho aperto alcune pagine web che mi servono per citare le fonti, il tutto mentre il software di musica mi accompagna nella scrittura.

Questo fa di me una persona “multitasking”? No, perché non posso guardare tutte quelle pagine web nello stesso istante in cui scrivo, e anche se potessi metterle tutte sotto i miei occhi durante la scrittura, il mio sguardo passerebbe comunque da una scheda all’altra e non avrebbe mai una visione contemporanea del tutto.

È una questione di memoria di lavoro

Task Switching (Monsell, 2003) significa essere capaci di spostarsi da uno stimolo all’altro mantenendo l’illusione di continuità nelle azioni. Questo implica un utilizzo massiccio dell’attenzione focalizzata, cioè della concentrazione di tutte le proprie forze su di un compito alla volta, e lo spostamento da uno stimolo all’altro comporta necessariamente una perdita di informazione, che andrà recuperata successivamente, quando si ritornerà sullo stimolo di partenza.

Per passare da un compito all’altro è necessario trattenere molte informazioni nella memoria di lavoro (Baddeley, 1986), una parte del processo mnemonico che ha una capienza limitata, che andranno recuperate subito dopo aver aggiunto ulteriori informazioni.

Immaginate la memoria di lavoro come uno scaffale. Gli studi (Miller, 1956) sostengono che su questo scaffale possano starci circa 7 elementi nello stesso tempo. Se si aggiungono nuove informazioni, le prime appoggiate sul nostro scaffale cadono nel dimenticatoio.

Pensiamo di star dividendo la nostra attenzione verso due diversi compiti: concentrandomi sul primo, appoggio sullo scaffale mnemonico quattro informazioni; poi mi sposto sul secondo e ne recupero cinque. A questo punto ci sono troppe informazioni sul mio scaffale, e le prime due inserite cadono nel dimenticatoio. Tornando sul primo task, mi ritroverò un’insieme di informazioni insufficiente per procedere, e dovrò quindi recuperare quelle due che ho dimenticato, perdendo del tempo. A questo punto avrò le quattro informazioni di cui avevo bisogno in memoria, ma così facendo faccio decadere quelle del secondo compito. Un vero e proprio circolo vizioso.

Il task switching quindi ha un costo non indifferente. Si spreca tempo e si disperde la propria concentrazione.

Come riuscire a migliorare il proprio Task Switching?

L’unica strategia per svolgere due o più compiti nello stesso tempo è automatizzare le proprie azioni.

Se devo compilare un form durante una telefonata, devo avere una tale padronanza dello strumento e della scrittura su tastiera da riuscirlo a svolgere senza sembrare distratto mentre ascolto l’interlocutore.

Tuttavia, bisogna tenere a mente che quello che stiamo facendo non è multitasking ma Task Switching, e che molte delle informazioni di uno dei due compiti ci sfuggirà per forza.

Camminando verso casa mentre parliamo a telefono, spesso ci capita di perdere il senso dell’orientamento, ritrovandoci nel posto giusto senza renderci conto di quanto tempo abbiamo impiegato o quale strada abbiamo percorso. Questo perché, avendo automatizzato la nostra camminata verso casa, smettiamo di prestargli attenzione, svuotando un po’ il nostro scaffale per inserire le nuove informazioni (quelle della telefonata). Tuttavia, non solo rischiamo di svolgere male il nostro compito (rischiando per esempio di essere investiti da una macchina), ma se dovesse accadere un imprevisto potremmo o non accorgercene o essere costretti a staccare la nostra attenzione dalla telefonata per concentrarci sul primo compito da svolgere.

Ecco perché bisogna stare molto attenti quando si chiede di svolgere più compiti nello stesso tempo, benché questi passino attraverso uno strumento che lo permette, come il computer.

L’ideale sarebbe prendere coscienza dell’inesistenza del multitasking e creare delle situazioni in cui l’automatizzazione sia sicura (a errore zero) o che permetta lo svolgimento di un compito alla volta, in cambio di un notevole risparmio di tempo, una conservazione delle risorse cognitive della persona (anziché arrivare al loro esaurimento) e una qualità lavorativa nettamente superiore e priva di errori.

Altra cosa importante è quella di favorire un ambiente di lavoro sì privo di distrazioni esterne durante lo svolgimento dei compiti, ma che permettano di distrarsi solo a compito concluso, in un’area apposita. Meglio “perdere tempo” per ricaricare le energie cognitive e svolgere meglio e in meno tempo il compito successivo, anziché distrarsi (magari con un altro compito) nel bel mezzo di una performance.

Di tanto in tanto è necessario, per sfruttare al meglio le nostre limitate risorse cognitive, togliere tutto dal nostro scaffale per dargli una rispolverata.

Annalisa Viola


Per approfondire: 

Bernard Merr, Whatch out: why multitasking is bad for your career, LinkedIn, 2015.

Joe Robinson, The truth about multitasking: how your brain processes information, Entrepreneur, 2012.

Rosanna Perrone, Multitasking? Una falsa verità sulla produttività a lavoro, Ninja Marketing, 2013.

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Informazioni su Annalisa Viola

Psicologa
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